Att bokföra fakturabelåning handlar i praktiken om två saker: att varje händelse i upplägget har ett verifikat, och att den som sköter bokföringen får avtalet och vet hur det är konstruerat. Vilka konton som ska användas och hur affären ska redovisas avgörs av avtalet och av din redovisningskonsult eller revisor, så den här guiden anger inga kontonummer. Den visar i stället vad du samlar in, i vilken ordning, och vilka frågor du ska ställa.
Så förbereder du bokföringen
Följ stegen i ordning. Pengarna kommer in på kontot så fort fakturan belånas, så reda ut upplägget med den som sköter bokföringen innan första utbetalningen.
- Läs avtalet innan första utbetalningen. Notera vad som överlåts eller pantsätts (enskilda fakturor eller hela kundfordringsstocken), vad som utbetalas direkt, vilka avgifter och räntor som tillkommer och när slutregleringen sker.
- Ta reda på vem som bär kundrisken. Står du kvar som ansvarig om kunden inte betalar, eller tar långivaren risken? Det är skillnaden mellan factoring med regress och utan regress, och bokföraren behöver svaret.
- Samla underlaget per faktura. Spara kundfakturan, långivarens avräkning eller specifikation, kontoutdraget med utbetalningen och alla avgiftsnotor.
- Lämna materialet till bokföraren och låt den avgöra redovisningen. Be om en skriftlig beskrivning av hur upplägget ska bokföras, så att det görs likadant varje månad.
- Stäm av löpande. När kunden betalar och långivaren slutreglerar ska beloppen gå att följa från faktura till utbetalning, avgift och slutreglering.
Vad lagen kräver av underlaget
Skatteverket skriver att bokföringsskyldigheten innebär att se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter och att löpande bokföra alla affärshändelser. För fakturabelåning betyder det att även utbetalningen, avgifterna och slutregleringen behöver verifikat, inte bara kundfakturan.
Bokföringsnämnden skriver att den inte har några särskilda regler om bokföring av fakturor. Bestämmelserna om verifikationer finns i bokföringslagen och i BFN:s vägledning om bokföring. Svaret gäller fakturor i allmänhet och säger inget om belånade fakturor. Hur just ditt upplägg ska redovisas avgör din redovisningskonsult eller revisor, utifrån avtalet och de regler du följer.
Kontoplanen får du också välja själv. Enligt Bokföringsnämnden finns det i Sverige inte något krav på hur en kontoplan ska se ut, men de flesta företag använder BAS-kontoplanen. Be din bokförare förklara vilka konton som används för upplägget och varför.
Vem skickar fakturan?
Vid vissa upplägg skickar långivaren eller factoringföretaget fakturan. Skatteverket skriver att en tredje part, till exempel ett factoringföretag, kan utfärda en faktura i säljarens namn och för säljarens räkning om säljaren tillåter det. Fråga därför i vems namn fakturan går ut, så att rätt verifikat sparas och momsuppgifterna på fakturan stämmer. Hur flödet från faktura till utbetalning ser ut beskrivs i guiden om fakturabelåning och fakturaflödet.
Ett tänkt exempel på vilket underlag som uppstår
Exemplet är sitets eget och siffrorna är fiktiva. De hör inte till något verkligt avtal. Antag att ett litet företag skickar en kundfaktura på 80 000 kr och att långivaren betalar ut ett förskott på 64 000 kr. Avgiften är 1 200 kr, och kunden betalar senare hela fakturabeloppet. I det tänkta upplägget återstår då 14 800 kr till företaget efter slutreglering (80 000 − 64 000 − 1 200). Om det stämmer i verkligheten avgör avtalets villkor.
Exemplet visar inte hur beloppen ska bokföras, bara vilka händelser som behöver verifikat och vad du kan fråga om.
| Händelse | Underlag att spara | Fråga till bokföraren |
|---|---|---|
| Fakturan skickas och belånas | Kundfaktura, överlåtelse- eller belåningsunderlag | Hur ska fordran behandlas när den belånats? |
| Förskottet betalas ut | Kontoutdrag, långivarens avräkning | Hur redovisas utbetalningen? |
| Avgift och ränta debiteras | Avgiftsnota eller specifikation | Vilken kostnad är det, och hur behandlas moms? |
| Kunden betalar | Betalningsavisering, kontoutdrag | Vart går betalningen, till dig eller till långivaren? |
| Slutreglering | Slutlig avräkning | Stämmer summan mot avtalet? |
Vad upplägget kostar i kronor och som årsränta kan du räkna ut i kalkylatorn för fakturabelåning. Kostnadsguiden Vad kostar fakturabelåning? visar hur de olika delarna hänger ihop.
Frågor att ställa till din redovisningskonsult
En redovisningsbyrå eller en konsult som sköter löpande bokföring behöver få avtalet innan första fakturan belånas. Det är därför det är bra att ställa frågorna i förväg:
- Har ni bokfört fakturabelåning eller factoring i ett företag av vår storlek tidigare, och hur beskriver ni upplägget skriftligt?
- Vilket underlag vill ni ha från oss, och hur ofta?
- Hur behandlas avgifter och ränta, och hur ska momsfrågan avgöras? Be om besked från konsulten eller från Skatteverkets vägledning, inte en gissning.
- Påverkar upplägget bokslutet och hur det ser ut för en bank eller annan långivare som läser siffrorna?
- Ingår arbetet i ert ordinarie uppdrag, eller debiteras det separat? Be om svaret i offerten.
Varningstecken är en konsult som lovar en bokföring utan att ha läst avtalet, eller som inte kan förklara skillnaden mellan med och utan regress. Kostnaden varierar mellan byråer och beror på uppdragets omfattning, så jämför offerter utifrån vad som ingår.
Det här avgör din redovisningskonsult, inte guiden
Guiden ger inga kontonummer och säger inte om upplägget i ditt fall är en skuld eller en försäljning av fordran. Den tar inte heller ställning till om fordran ska finnas kvar i balansräkningen eller hur momsen på avgifterna ska hanteras. Det beror på avtalets utformning, på företagsformen och på vilka redovisningsregler du följer. Det är sådant du ska lägga i händerna på en redovisningskonsult eller revisor, med avtalet på bordet.
Kontakta Skatteverket eller en fackperson om du är osäker på moms, avdrag eller bokföringsskyldighet. Guiden ersätter inte individuell rådgivning. Fler guider finns under fakturabelåning och factoring.
Vanliga frågor
Måste jag bokföra varje belånad faktura för sig?
Lagen kräver verifikationer för alla bokföringsposter och löpande bokföring av alla affärshändelser. Hur du organiserar det är bokförarens val, men varje faktura, utbetalning och avgift ska gå att spåra via underlaget.
Finns det en särskild regel för bokföring av fakturabelåning?
Bokföringsnämnden skriver att den inte har några särskilda regler om bokföring av fakturor. Svaret gäller fakturor i allmänhet och tar inte ställning till belånade fakturor. Hur just ditt avtal ska redovisas avgör redovisningskonsulten eller revisorn.
Vilka konton ska jag använda?
Det finns inget krav på hur en kontoplan ska se ut, och de flesta företag använder BAS-kontoplanen. Vilka konton som passar för ditt upplägg avgörs tillsammans med den som sköter bokföringen.
Spelar det roll om factoringföretaget skickar fakturan?
Ja, för underlaget. Skatteverket skriver att en tredje part kan utfärda faktura i säljarens namn om säljaren tillåter det. Fråga därför vem som skickar fakturan och spara de handlingar som visar det.