Fakturabelåning med Fortnox eller något annat ekonomisystem fungerar i grunden som utan system: du skickar en vanlig faktura, långivaren betalar ut en del av beloppet i förväg, och kunden betalar sedan fakturan enligt de villkor som gäller. Det som avgör om det löper smidigt är att fakturan, betalningsvillkoren, betalningsinformationen och dina bokförda uppgifter stämmer överens hela vägen. Vad ett visst system kan koppla ihop med en viss långivare går inte att utläsa här, så det behöver du kontrollera hos både systemleverantören och långivaren. Den här guiden går igenom flödet och de punkter som är värda att stämma av. Allmänt om finansieringsformen finns på sidan om fakturabelåning.
Flödet från faktura till utbetalning
Ordningen är i stort sett densamma oavsett vilket ekonomisystem du använder. Ett flöde kan se ut så här:
- Du levererar varan eller tjänsten och skapar fakturan i ekonomisystemet.
- Fakturan skickas till kunden, med de betalningsvillkor ni har kommit överens om.
- Fakturan eller uppgifter om den lämnas till långivaren, antingen manuellt eller på det sätt som långivaren och systemet stöder.
- Långivaren betalar ut en del av fakturabeloppet i förväg, enligt ert avtal.
- Kunden betalar. Vart betalningen ska gå och vilken referens som ska anges styrs av avtalet och av vad som står på fakturan.
- Fakturan stäms av mot betalningen, både hos långivaren och i din egen bokföring, och eventuell mellanskillnad regleras.
Ekonomisystemet är alltså där fakturan föds och där avstämningen till slut ska kunna göras. Systemet är inte själva finansieringen. Hur du förbereder bokföringen beskrivs i guiden om att bokföra fakturabelåning, och frågan går i sista hand till din revisor eller redovisningskonsult.
Kontrollpunkter i fakturaflödet
Tabellen sammanfattar vad som brukar behöva stämma, och vem som i första hand kan svara på det.
| Kontrollpunkt | Vad du tittar på | Vem du frågar |
|---|---|---|
| Betalningsvillkor | Villkoret på fakturan matchar avtalet med kunden och det långivaren räknar med | Kunden och långivaren |
| Fakturauppgifter | Obligatoriska uppgifter och fakturanummer finns med | Skatteverket, redovisningskonsult |
| Betalningsinformation | Rätt mottagare och referens på fakturan | Långivaren |
| Kreditfakturor och reklamationer | Hur ändringar av en belånad faktura hanteras | Långivaren |
| Avstämning | Inbetalningar går att koppla till rätt faktura i både system och bokföring | Redovisningskonsult, systemleverantör |
| Kundkommunikation | Kunden vet vart den ska betala och vem som skickar påminnelser | Långivaren |
Betalningsvillkor och fakturakrav
Fakturan i ekonomisystemet måste vara en korrekt faktura, även när den ska belånas. Skatteverket skriver att kraven på vilka uppgifter en faktura ska innehålla är desamma oavsett om säljaren utfärdar fakturan elektroniskt eller på papper. Det spelar alltså ingen roll att fakturan skapas i ett system. Kraven gäller ändå.
Bokföringsnämnden pekar på att mervärdesskattelagen har särskilda krav på vad en faktura ska innehålla, bland annat fakturanummer. Samma sida anger att hur lång tid du har på dig att skicka en faktura inte regleras i bokförings- eller årsredovisningslagen. Långivaren kan däremot ha egna krav på hur snabbt en faktura ska lämnas in, så läs avtalet.
Betalningstiden bör du också ha koll på. Enligt räntelagen förfaller en fordran mellan näringsidkare till betalning senast trettio dagar efter det att borgenären har framställt krav. Längre betaltid kräver att borgenären uttryckligen har godkänt den. Står det något annat på fakturan än det ni har avtalat, uppstår osäkerhet både hos kunden och hos långivaren om när pengarna ska komma in.
Ett tänkt flöde med fiktiva siffror
Exemplet är sitets eget och siffrorna är fiktiva. Det visar bara hur en avstämning kan krångla till sig, och är inte ett tecken på hur det brukar gå.
Anta att ett litet företag skapar faktura nummer 1001 på 40 000 kronor i sitt ekonomisystem, med ett betalningsvillkor som är skrivet på fakturan. Fakturan belånas. Kunden hör sedan av sig och reklamerar en vara till ett värde av 10 000 kronor. Företaget skapar en kreditfaktura på 10 000 kronor, och fakturan som kunden ska betala är nu 30 000 kronor.
Här uppstår tre frågor som du bör ha svar på innan du belånar:
- Vet långivaren om kreditfakturan, och hur påverkar den det som redan är utbetalat?
- Vilket belopp ska kunden betala, och till vem?
- Hur ser du i ekonomisystemet att inbetalningen på 30 000 kronor hör till faktura 1001 och inte till något annat?
Svaren står i avtalet med långivaren, inte i ekonomisystemet. Men det är i ekonomisystemet du märker om något inte stämmer.
Så kartlägger du ditt eget fakturaflöde
Innan du pratar med en långivare kan du göra en enkel kartläggning av hur fakturorna faktiskt behandlas hos dig:
- Skriv ner varje steg från leverans till inbetalning, och vem som gör vad.
- Notera vilka betalningsvillkor du använder för olika kunder, och om de skiljer sig från det som står på fakturorna.
- Titta på hur ofta du skickar kreditfakturor eller ändrar fakturor efter att de skickats.
- Kontrollera hur inbetalningar kopplas till fakturor i dag: med referens, manuellt eller på annat sätt.
- Fundera på hur kunderna reagerar om betalningsinformationen ändras.
Det du hittar här är samtidigt det du bör fråga både långivaren och systemleverantören om. Vad det kostar i kronor och som årsränta räknar du ut med kalkylatorn för fakturakostnad, och bakgrunden finns i guiden Vad kostar fakturabelåning?.
Det här avgör din situation, och när du ska fråga en fackman
Guiden beskriver ett allmänt flöde. Den säger inget om vad Fortnox eller någon annan leverantör erbjuder, om det finns kopplingar till någon långivare eller vad de kostar. Det måste du kontrollera hos respektive leverantör. Guiden går inte heller in på om du ska välja factoring med eller utan regress, vilket du kan läsa om under factoring med regress och factoring utan regress.
Kontakta redovisningskonsult eller revisor för hur belåningen ska bokföras och hur momsen påverkas. Ställ frågor om avtalets villkor direkt till långivaren, och läs hellre en gång för mycket än en för lite. Är du osäker på fakturakraven kan du vända dig till Skatteverket.
Vanliga frågor
Går det att belåna fakturor som skapas i Fortnox?
Fakturan som sådan påverkas inte av vilket system den skapas i, men vad som går att koppla ihop med en viss långivare avgörs av leverantörerna. Fråga både systemleverantören och långivaren hur fakturorna ska lämnas in och avstämmas.
Måste fakturan ha ett fakturanummer?
Ja. Bokföringsnämnden skriver att mervärdesskattelagen har särskilda krav på vad en faktura ska innehålla, bland annat fakturanummer. Många ekonomisystem numrerar fakturorna åt dig, men du behöver ändå kontrollera hur numreringen fungerar om du ändrar eller makulerar fakturor.
Vad händer om kunden betalar efter förfallodagen?
Det styrs av avtalet med långivaren och av vad du har avtalat med kunden. Läs avtalet för att se hur sena betalningar hanteras och vem som skickar påminnelser. Räntelagen är utgångspunkten för betalningstiden mellan näringsidkare, men säger inget om just ditt belåningsavtal.
Vad kostar det, och hur ser jag det i ekonomisystemet?
Kostnaden bestäms av avtalet och är inget ekonomisystemet beräknar åt dig. Lägg in beloppet, avgiften, räntan och kundens betaltid i kalkylatorn för att se kostnaden per faktura och som effektiv årsränta.